Know-how - Das Einmaleins der Förderwelt

Hat ein Unternehmen einen Zuschuss beantragt, erhält es bei positivem Entscheid einen sog. Zuwendungsbescheid. Dieser enthält unter anderem die Höhe der Förderung sowie die Auszahlungsmodalitäten. Außerdem gibt er vor, welche Nachweise für den Erhalt der Beihilfe zu erbringen sind.

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Als offizielles Dokument enthält der Zuwendungsbescheid wichtige Informationen zum Erhalt von Zuschüssen.

Unternehmen, die bei einer Vergabestelle einen Antrag für einen Zuschuss zur Realisierung ihres Vorhabens gestellt haben, werden nach abgeschlossener Bearbeitung der Antragsunterlagen postalisch über den Ausgang ihrer Anfrage informiert.

Wurde über den Fördermittel-Antrag positiv beschieden, erhalten Unternehmen einen sogenannten Zuwendungsbescheid. Dieser bindet die genehmigte Fördersumme in einen rechtsverbindlichen Rahmen und gibt Aufschluss über das weitere Vorgehen. In ihm sind entscheidende Faktoren geregelt, zu denen neben der Definition des Fördergegenstandes und der Höhe des genehmigten Zuschusses die Zweckbindung und Zweckbindungsfrist, der Bewilligungszeitraum, die Auszahlungsmodalitäten, der Verwendungsnachweis und die Aufbewahrungspflicht gehören.

Denn schenken Unternehmen diesen elementaren Bestandteilen keine Beachtung, kann ihnen das "teuer zu stehen kommen".

Zweckbindung und Zweckbindungsfrist

Jeder Zuschuss geht mit einer Zweckbindung einher: Er darf nur für das beantragte Vorhaben und gemäß des eingereichten Investitionsplans verwendet und nicht anderweitig eingesetzt werden! Die Zweckbindung ist zudem an zeitliche Vorgaben geknüpft und variiert abhängig vom Förderprogramm und den entsprechenden Richtlinien. So kann die Zweckbindungsfrist etwa auf zwei, fünf oder sogar mehr Jahre festgelegt sein.

In dieser Zeit dürfen die mit den Fördermitteln angeschafften Werte nicht veräußert werden und der Antragsteller darf nicht frei über sie verfügen.

Stellt sich allerdings heraus, dass sich der Zuwendungsempfänger nicht an diese Vorgaben hält und den Zuschuss für einen anderen Zweck genutzt oder die erworbenen / hergestellten Gegenstände während der Zweckbindungsfrist einer anderen Funktion zugeführt hat, kann der Zuwendungsbescheid von Seiten der Vergabestelle widerrufen werden.

Unter diesen Umständen muss das Unternehmen selbst für die Kosten der getätigten Investition aufkommen und der Vergabestelle den Zuschuss zurückzahlen.

Bewilligungszeitraum

Die Zweckbindungsfrist beginnt mit Ablauf des Bewilligungszeitraums. Dieser entspricht in der Regel dem Vorhabenzeitraum, der der Vergabestelle vom Unternehmen bei Antragstellung genannt wurde, und definiert den zeitlichen Rahmen, in dem das Vorhaben abgeschlossen sein muss.

Alle investitionsbezogenen Rechnungen, Leistungen und Zahlungen müssen in dieser Phase abgewickelt werden. Ansonsten werden sie von der Vergabestelle nicht anerkannt und finden bei der späteren Erbringung des Verwendungsnachweises keine Berücksichtigung.

Investitionsbezogene, außerhalb des Bewilligungszeitraums entstandene Kosten können deshalb nicht mehr bei der Vergabestelle geltend gemacht werden und müssen von dem Unternehmen selbst getragen werden, wobei vor Antragstellung getätigte Bestellungen ohnehin nicht förderfähig sind.

Zeigt sich jedoch während der Umsetzung des Vorhabens bereits, dass der gesetzte Zeitrahmen nicht haltbar ist und sich die Abläufe verzögern, kann der Zuwendungsempfänger vor Ablauf des Bewilligungszeitraums mit Begründung einen entsprechenden Antrag auf Verlängerung bei der Vergabestelle einreichen. Eine Bewilligung liegt dann im Ermessen der Behörde und wird den Richtlinien gemäß vorgenommen.

Auszahlungsmodalitäten

Wann bzw. auf welche Weise die Auszahlung der Mittel erfolgt, handhaben die Vergabestellen unterschiedlich, abhängig von den einzelnen Richtlinien der Förderprogramme.

In einigen Fällen beispielsweise werden die Mittel nach dem Erstattungsprinzip ausgereicht. Das heißt, Antragsteller müssen im ersten Schritt in Vorleistung gehen und erhalten den Zuschuss erst nach Einreichung und positiver Prüfung des Verwendungsnachweises sowie der zugehörigen Rechnungen.

In anderen Fällen kann der genehmigte Zuschuss während des Bewilligungszeitraums in Teilbeträgen an den Zuwendungsempfänger ausgezahlt werden. Hierzu sind entsprechende Auszahlungsabrufe durch das begünstigte Unternehmen an die Vergabestelle zu richten. Beachten sollten Unternehmen allerdings, dass nur Beträge abgerufen werden, die sie auch in den kommenden 2 Monaten nach Erhalt der Auszahlung zur Deckung ihrer investitionsbezogenen Kosten benötigen. Denn ungenutzte Mittel werden sonst für den Zeitraum von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung mit 5 % über dem im BGB festgelegten Basiszinssatz p.a. verzinst und wirken sich somit negativ auf die Liquidität des Unternehmens aus.

Grundsätzlich jedoch kann der Zahlungsabruf erst einen Monat nach Ausstellung des Zuwendungsbescheids erfolgen, da der Bescheid erst zu diesem Zeitpunkt rechtskräftig wird. Es besteht allerdings die Option, die Rechtsbehelfsfrist zu verkürzen, indem der Zuwendungsempfänger eine schriftliche Einverständniserklärung abgibt und darin den Bescheid und dessen Regularien anerkennt.

Viele Vergabestellen behalten sich darüber hinaus vor, einen gewissen Prozentsatz der Gesamtzuwendung erst auszuzahlen, wenn der Verwendungsnachweis vorliegt. 

Werden die Mittel außerdem nicht innerhalb einer gewissen Mittelabruffrist nach Ende des Bewilligungszeitraums abgerufen, verfallen diese und stehen dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung. Zwar ist es in begründeten Fällen möglich, die Mittelabruffrist auf Antrag zu verlängern oder eine Übertragung der nicht genutzten finanziellen Mittel zu erwirken, ein Rechtsanspruch darauf besteht allerdings nicht.

Verwendungsnachweis

Besonders wichtig für den Erhalt des Zuschusses ist die Erbringung des Verwendungsnachweises. Denn darüber belegt der Zuwendungsempfänger, dass die erhaltenen Mittel wie Vorgesehen eingesetzt und nicht zweckentfremdet wurden.

Dabei unterscheidet man zwischen einem einfachen Verwendungsnachweis und einem Regelnachweis. Während der einfache Verwendungsnachweis lediglich einen Sachbericht und einen zahlenmäßigen Nachweis umfasst, sind beim Regelnachweis zusätzlich die Originalbelege mit Zahlungsnachweis und sämtliche Verträge zu vergebenen Aufträgen an die Vergabestelle zu übermitteln.

Um eine zügige Bearbeitung der eingereichten Unterlagen zu gewährleisten, ist es sinnvoll, die Unterlagen übersichtlich vorzubereiten und der Vergabestelle durch entsprechende Kennzeichnung eine einfache Zuordnung der einzelnen Dokumente zu ermöglichen.

Ergibt die Prüfung durch die Vergabestelle eine Übereinstimmung der eingereichten Unterlagen mit den getätigten Zahlungsabrufen, ist der Nachweis erbracht und die Prüfung positiv abgeschlossen.

Stellt sich jedoch heraus, dass der Antragsteller nicht zuwendungsberechtigt ist oder bei der Antragstellung falsche Angaben gemacht wurden, erlischt die Gültigkeit des Zuwendungsbescheids und die Vergabestelle kann eine Rückerstattung aller geleisteten Zahlungen einfordern.

Bei Subventionsbetrug droht sogar Geld- oder Freiheitsstrafe.

Aufbewahrungspflicht

Daneben besteht eine dauerhafte Aufbewahrungspflicht für alle Dokumente, Unterlagen, Verträge, Rechnungen, Belege etc., die im Rahmen der Realisierung der Investitionsmaßnahmen aufgelaufen sind. Sie können jederzeit von der Vergabestelle angefordert werden und müssen ihr dann innerhalb einer festgelegten Frist zur Ansicht ausgehändigt werden.

Auch die Bescheinigung über die Inanspruchnahme von De-minimis-Beihilfen, die sog. De-minimis-Bescheinigung, die dem Zuwendungsbescheid beiliegt, muss zwingend aufbewahrt und auf Verlangen der Europäischen Kommission, der Bundesregierung, der Landesverwaltung, der Vergabestelle oder beauftragten Behörden vorgelegt werden.

Kommt das Unternehmen diesen Forderungen nicht nach, kann das finanziell gravierende Folgen nach sich ziehen und die Vergabestelle auch noch Jahre später die ausgeschütteten Mittel zuzüglich Zinsen zurückverlangen.